Projeto é um esforço em conjunto escrito e planejado com data pré definida para alcançar um objetivo, aumentando as changes de sucesso e minimizando os riscos das incertezas.
Segundo PMBOK projeto é "um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência lógica de eventos com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade."
Muitas empresas confunde "projetos de inovação" com "projetos de melhorias", ou "acham que melhorias de rotina é projeto" podemos dinstiguir da seguinte forma:
PROJETOS DE INOVAÇÃO: Pode criar ou inaugurar produtos/serviços ou rotinas na organização, após a elaboração do projeto vem a implantação para que seja feito a gestão na prática, isto é o funcionamento operacional do dia-a-dia do setor. Portanto, projeto é oposto de rotina, porque a operação repetitiva não produz algo novo como faz o projeto de inovação. A empresa que não produz projetos não garante um salto qualitativo contra a concorrência em suas operações, viver apenas de rotina sem questioná-las garante apenas a chamada "melhoria contínua conforme as falhas detectadas", podendo ser surpreendida pelo mercado.
PROJETOS DE MELHORIAS: Busca dentro das rotinas as vantagens competitivas dentro da organização, chamada de "programas de qualidade", podendo ser utilizada a metodologia "seis sigmas", esta metodologia de estatística, foi implantada primeiramente pela empresa Motorola em sua missão de reduzir defeitos na fabricação de produtos eletrônicos. O grande problema é que a empresa têm que separar um grupo de especialistas, o que pode aumentar os custos de produção caso não seja a "produção em massa". Para as pequenas empresas pode ser uma grande "dor de cabeça" caso não seja sempre controlado este grupo interno e o resultado esperado frente ao seu público.
Cada projeto deve ser desenvolvido em etapas de forma progressiva e a medida que ele vai sendo detalhado, seus propósitos tornam-se mais nítidos para o Gerente e sua equipe, da mesma forma durante a sua implementação.
O segredo para utilizar projeto é verificar o impacto que ele pretende causar no ambiente por isto,quase sempre ele é desenvolvido por um período de médio ou longo prazo. O resultado é a entrega de produto/serviço aceitos como fruto de um estudo minuncioso.
Todo projeto têm ciclo de vida sendo:
INÍCIO: Fase onde são identificadas as necessidades a ser desenvolvida pelo projeto. As informações levantadas instruirão o preenchimento de abertura do "Termo de Abertura" do projeto(especificações e autorização do patrocinador);
PLANEJAMENTO: Nesta fase são identificadas os detalhes das melhores estratégias para cumprir o "escopo" definido na fase de iniciação. Inclui cronogramas, alocação de recursos, estimativa de custos, etc. Nesta fase é preenchida a "Declaração de Escopo", neste documento contém, relação com as entregas de projeto, etc;
EXECUÇÃO/CONTROLE: Nesta fase os planos do projeto são colocados em prática e controlados, pois percebe-se que nem tudo sai conforme o planejado, então tem que ser feito as devidas adequações para não fugir da linha de base (pode ser feito um fluxograma ou gráfico de acompanhamento).
ENCERRAMENTO: Última fase do ciclo de vida do projeto. Pode ser verificado os benefícios das melhorias pretendidas através da avaliação do produto/serviço entregue, formalização do encerramento, feedback em relação a aceitação e levantamento de lições aprendidas. Não havendo pendência o projeto pode ser declarado encerrado alcançando o nível operacional desejado.
Existem três maneiras principais de reduzir o prazo de execução: utilizar mais recursos para as atividades, lembrando que quanto maior a quantidade de recursos mais atrapalha o andamento do processo; inserir mais recursos eficientes e ralizar atividades em paralelo. O gráfico de Gantt ou gráfico de barras é uma forma de identificar oportunidades de otimização de tempo em um projeto. Ele apresenta cronogramas e relações de dependência das atividadades e identificação de "gaps" existentes entre as atividades que podem ser trabalhadas para redução do prazo global do projeto. Pode ser analisado portanto, a efetividade do projeto.
O projeto têm que observar a estrutura hierárquica que foi adotada na
organização: Funcional (cada funcionário possui um superior hierárquico,
existe um alto grau de especialização), Matricial fraca, balanceada, forte ou Projetizada( os gerentes funcionais possue menos poder que o gerente de projeto).
Todo projeto deve também observar o "Trinômio Sagrado" que são custo, prazo e escopo, podendo um sobressair, sendo de maior importância.
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